Hakemusten käsittely

Kussakin kategoriassa on valmistelijat, jotka esikäsittelevät tulleet hakemukset lautakunnan ratkaistavaksi. Lautakunta päättää rekisteriin ottamisesta kokouksissa, jotka pidetään pääsääntöisesti FinLAS ry:n vuosikokousten yhteydessä kaksi kertaa vuodessa (keväällä ja syksyllä).

1. Hakemukset liitteineen lähetetään sähköpostin liitteenä osoitteeseen finlas(at)uef.fi. Posti tulee Satu Meringille. Hakemusten toivotaan olevan joko rtf- tai muussa muokattavassa muodossa.

2. Satu Mering siirtää hakemukset sekä mahdolliset liitteet pdf-muodossa lautakunnan sisäisille sivuille ja ilmoittaa kyseisen kategorian valmistelijoille, että hakemus on tullut.

3. Valmistelijat keskenään sopivat siitä, kumpi ottaa hakemuksen käsiteltäväkseen.

4. Valmistelija tarkistaa hakemukset ja pyytää lisätietoja jos se on tarpeen. Jos esim. työskentelyaikavaatimus ei täyty, esikäsittelijä kertoo tämän hakijalle ja pyytää palaamaan asiaan myöhemmin.

5. Valmistelija pyytää lähettämään täydennykset sekä itselleen että FinLASin sähköpostiin. Satu Mering laittaa täydennykset pdf-muodossa lautakunnan sivuille ja valmistelija jatkaa edelleen omaa osaansa.

6. Kun valmistelija on sitä mieltä, että hakemus on valmis käsiteltäväksi, hän ilmoittaa siitä lautakunnan jäsenille sähköpostilla.

7. Lautakunnan jäsenet tutustuvat nettisivuilla oleviin hakemuksiin kokousta varten.

8. Valmistelija esittelee hakemuksen kokouksessa, ja lautakunta päättää rekisteriin ottamisesta.

9. Jos päätös on myönteinen, sihteeri tekee todistuksen ja lähettää sen puh.johtajalle allekirjoitettavaksi.

10. Satu Mering laittaa tiedon nettisivuilla olevaan rekisteriin.

11. Jos päätös on kielteinen tai halutaan jotain lisää, valmistelija ilmoittaa hakijalle ja hoitaa hakemusta eteenpäin.

12. Lautakunnan jäsenet tuhoavat mahdolliset paperiveriot hakemuksista.

13. Sihteeri laatii kokousten esityslistat ja pöytäkirjat, sekä toimii valmistelijan varamiehenä kokouksissa, jos tämä on estynyt.

14. Sihteeri seuraa hakemusten määrää ja neuvottelee puheenjohtajan (sekä lautakunnan) kanssa kokousten järjestämisestä tarpeen mukaan, ja ainakin vuosikokousten yhteydessä. Sihteeri lähettää kokouskutsun, ja esityslistat hyvissä ajoin. Esityslistasta näkyy käsiteltävänä olevat hakemukset, ja valmistelijat voivat valmistautua esittelyyn.